Структура электронного архива
Электронный архив — это решение, позволяющее сделать работу с документами проще и продуктивнее, благодаря иерархичной системе доступов, моментальному поиску по документам и доступности из любой точки земного шара.
Из чего состоит электронный архив
Удобство пользования электронным архивом достигается за счет его слаженной упорядоченной структуры. Каждый Этлас-Софт архив в электронном виде состоит из обязательных подсистем:
1. Подсистема ввода. Она предназначена для преобразования бумажных документов в электронный вид. Обычно состоит из устройств сканирования и станций обработки и регистрирования входящих документов.
2. Подсистема оперативного хранения. Здесь накапливается информация перед записью на долгосрочное хранение документов. А также хранение часто используемых документов
3. Подсистема долгосрочного хранения. В ней хранятся документы, доступ к которым требуется очень редко. Эта подсистема предназначена для хранения очень больших объемов данных.
4. Подсистема приложений. Представляет собой совокупность всех пользовательских компьютеров, на которых установлено специальное ПО. С помощью него происходит доступ в архив и становится возможным просмотр и работа с документами.
5. Подсистема вывода (тиражирования). Это не что иное, как принтеры различных форматов, с помощью которых можно распечатать любой требуемый документ: от небольшой платежки до огромного чертежа.
Доступ к серверу архива с компьютера пользователя происходит посредство локальной сети предприятия. Удаленные пользователи также могут получить доступ к внутренней сети, если администратор системы предоставит им доступ.
Другие преимущества
Электронный архив Этлас-софт физически занимает совсем немного места, а по сравнению с многокомнатным хранилищем, полным шкафов с папками, и вовсе незаметен. А для расширения архива вам потребуется всего лишь увеличить дисковое пространство, структура базы при этом будет сохранена.
Файловая структура архива также довольно проста. Она состоит из папок и каталогов, привычных и удобных для пользователей, пользующий операционной системой Windows.
К примеру, архив бухгалтерской документации может состоять из папок входящей и исходящей документации, в которых находятся папки со счетами, актами и т.д. за каждый период (день, месяц, квартал, год).
Для архива проектной документации характерным будет разделение по проектам и объектам.
Такая структура архива способствует наиболее продуктивной работе с ним. Даже тем пользователям, кому ранее не приходилось иметь дело с электронным архивом, работать с ним будет просто, затратив минимальное количество времени на обучение.
Структура электронного архива
Оригинал статьи размещен в Программы Xrust